Contrat de gaz et d'électricité en copropriété : décider en AG avec un dossier clair

Une copropriété achète son énergie à deux endroits : la chaufferie, quand le chauffage ou l'eau chaude sont collectifs, et les parties communes, pour l'éclairage, l'ascenseur, la ventilation ou le portail. Ces contrats de gaz et d'électricité se décident collectivement, sur un calendrier qui n'est pas celui des fournisseurs. Sobria, cabinet indépendant rémunéré par la seule copropriété, prépare la comparaison et la décision.

Pourquoi un contrat de gaz de copropriété est-il si difficile à comparer ?

Un contrat de chauffage collectif au gaz regroupe souvent plusieurs objets sous une seule signature. Le contrat d'exploitation dit P1-P2-P3 en est l'exemple courant : le P1 couvre la fourniture de gaz, le P2 la conduite et l'entretien de la chaufferie, le P3 le gros entretien et le renouvellement du matériel. Comparer deux propositions suppose d'abord de séparer ces trois postes, car un fournisseur peut afficher un prix du gaz attractif et se rattraper sur l'exploitation.

Le prix du gaz lui-même n'est pas toujours lisible. Une offre indexée s'exprime par une formule : indice de marché, coefficients, constante. Cette constante, qui correspond à la marge du fournisseur, n'apparaît pas forcément en clair. Un conseil syndical qui reçoit deux formules de ce type ne peut pas les départager sans les traduire en coût annuel, à consommation identique.

S'ajoutent les éléments qui ne figurent pas sur la première page de l'offre :

• la durée d'engagement et les conditions de reconduction ;
• les frais de résiliation anticipée, que les factures devront mentionner pour les professionnels et les copropriétés à partir de 2027 ;
• la tolérance de volume et les pénalités en cas d'écart de consommation ;
• l'abonnement, l'acheminement et les taxes, qui pèsent sur la facture quel que soit le fournisseur ;
• les clauses de changement de périmètre, utiles si un compteur est ajouté ou retiré.

Deux offres au prix du kilowattheure voisin peuvent donc coûter très différemment sur trois ans. La comparaison doit porter sur le coût total estimé, à périmètre strictement identique.

Électricité des parties communes : un petit contrat qui mérite autant d'attention ?

L'électricité des parties communes représente en général des montants plus faibles que le gaz de la chaufferie. Elle n'en est pas moins dispersée : une copropriété de plusieurs bâtiments compte parfois un compteur par cage d'escalier, un autre pour le parking, un autre pour la chaufferie elle-même. Chaque point de livraison porte sa propre puissance souscrite, sa propre option tarifaire et, souvent, sa propre échéance.

L'audit commence par une cartographie : quel bâtiment, quel usage, quel compteur, quel fournisseur, quelle échéance. Cette matrice fait apparaître les compteurs sans facture, les contrats sans compteur, les puissances souscrites hétérogènes et les échéances qui s'étalent sur l'année. Elle permet ensuite de décider s'il faut regrouper les contrats, aligner leurs dates ou les traiter séparément. Le regroupement n'est jamais supposé acquis : il se vérifie compteur par compteur.

Qui décide, du syndic, du conseil syndical ou de l'assemblée générale ?

Trois acteurs interviennent, avec des rôles distincts. Le syndic gère l'immeuble, détient les contrats, reçoit les factures et signe au nom du syndicat des copropriétaires, dans les limites de son mandat. Le conseil syndical, élu parmi les copropriétaires, l'assiste et contrôle sa gestion ; c'est souvent lui qui demande une comparaison et qui la présente. L'assemblée générale tranche les décisions qui dépassent la gestion courante.

Sobria ne se substitue à aucun des trois. Le cabinet prépare l'analyse, pose les questions au syndic, répond à celles du conseil syndical et rend lisible le choix à soumettre aux copropriétaires. Lorsqu'une décision dépend de la gouvernance de l'immeuble, la modalité se confirme avec le syndic et, si nécessaire, un conseil juridique. Sobria ne signe pas et ne recommande jamais un fournisseur par défaut.

Comment accorder le calendrier des offres et celui de l'assemblée générale ?

C'est le point de friction le plus fréquent. Une offre ferme de fournisseur reste valable quelques jours. Une assemblée générale se convoque au moins vingt et un jours à l'avance, sauf urgence. Le temps de réunir les copropriétaires, l'offre a expiré et le prix a bougé. Beaucoup de copropriétés finissent ainsi par reconduire le contrat en place, faute d'avoir pu décider à temps.

Deux leviers permettent d'en sortir. Le premier est l'anticipation : en plaçant le contrat sous surveillance bien avant son échéance, la copropriété choisit le moment où elle consulte, au lieu de subir la date. Le second est la préparation du vote : plutôt que de soumettre une offre précise, l'assemblée peut se prononcer sur des conditions. Sobria prépare à ce titre un modèle de résolution par lequel l'assemblée générale voterait un prix plafond et des garde-fous, le contrat n'étant signé que si une offre passe sous ce plafond avant l'assemblée suivante. Ce dispositif est en relecture juridique ; son principe et ses limites sont détaillés sur la page voter en assemblée générale un prix plafond pour son énergie.

Que fait Sobria concrètement pour une copropriété ?

La mission suit un ordre fixe, du recensement à la première facture du nouveau contrat.

• Audit. Collecte des contrats, des conditions générales, des douze à vingt-quatre dernières factures et de la liste des compteurs. Séparation de la fourniture, de l'exploitation et de la maintenance. Identification des échéances et des préavis.
• Préparation. Définition du périmètre consulté, du calendrier et de la décision à préparer, en lien avec la date de l'assemblée générale.
• Consultation. Cahier des charges envoyé à plusieurs fournisseurs, tous sur le même périmètre, avec les mêmes compteurs, les mêmes volumes et les mêmes clauses attendues. Le fournisseur en place est consulté comme les autres.
• Analyse. Tableau comparatif à périmètre identique : prix de fourniture, abonnement, acheminement, taxes, durée, indexation, tolérance, pénalités, garanties d'origine, services, validité de l'offre. Données vérifiées, données manquantes et hypothèses y sont distinguées.
• Décision. Note de synthèse d'une à deux pages pour le conseil syndical et les copropriétaires : situation, méthode, offres reçues, différences majeures, risques, décision attendue. Présentation en séance si le syndic le souhaite.
• Suivi. Contrôle de la prise d'effet, du périmètre et de la première facture par rapport aux conditions signées. Enregistrement de la prochaine échéance.

Quand les données manquent, l'analyse démarre avec les pièces disponibles et liste ce qui reste à obtenir. Rien n'est présenté comme acquis tant que la pièce n'a pas été vue.

Faut-il changer de fournisseur pour que la mission ait un sens ?

Non. La consultation sert à vérifier que les conditions en place restent cohérentes avec le marché et avec les besoins de l'immeuble. Trois conclusions sont possibles à l'issue de l'analyse : changer de fournisseur, conserver le fournisseur actuel à des conditions renégociées, ou attendre une fenêtre de marché plus favorable si l'échéance le permet. Chacune est documentée de la même manière.

Ce qui rend ces trois réponses possibles, c'est le mode de rémunération. Sobria est payée par la copropriété, sur devis établi avant la mission, et ne perçoit aucune commission d'un fournisseur. Le cabinet ne gagne donc rien de plus si un contrat est signé, ni si c'est tel fournisseur plutôt que tel autre. La recommandation d'attendre, ou de ne rien changer, est une issue normale de la mission.

Qu'est-ce qu'une copropriété ne doit pas attendre de Sobria ?

Une promesse de baisse des charges. Le coût du gaz dépend d'abord du marché au moment de l'achat, puis de la météo et de l'état de l'installation ; aucune mise en concurrence ne change le niveau général des prix. Sobria s'engage sur la méthode, pas sur un pourcentage. Lorsqu'un écart est chiffré entre deux offres ou entre deux périodes, il est présenté comme une simulation à consommation constante, avec ses hypothèses, jamais comme une économie acquise.

Un avis juridique sur le règlement de copropriété ou sur la majorité requise pour un vote. Sobria signale les points à vérifier et renvoie au syndic et, si besoin, à un conseil juridique.

Une décision prise à la place des copropriétaires. Le dossier est préparé pour qu'ils décident vite et en connaissance de cause ; la décision reste la leur.

Comment démarrer ?

Trois pièces suffisent pour un premier échange : le contrat de fourniture en cours, la dernière facture de gaz ou d'électricité des parties communes, et la date de la prochaine assemblée générale. À partir de là, Sobria indique en quelques jours si une consultation est opportune maintenant, s'il vaut mieux surveiller le marché, ou si l'urgence impose d'abord de vérifier un préavis. La demande d'analyse se fait en ligne, sans engagement : demander une analyse pour ma copropriété.