Renouvellement du contrat de gaz d'une copropriété : vote en assemblée générale et mandat d'achat encadré

Dans un immeuble chauffé collectivement, le contrat de gaz est l'un des premiers postes de charges. Son renouvellement se décide pourtant souvent dans de mauvaises conditions : une échéance découverte tard, une assemblée générale déjà passée, une offre qui expire avant d'avoir pu être présentée. Résultat fréquent : le contrat se reconduit tel quel, sans que personne n'ait vraiment choisi.

Pourquoi le renouvellement se joue-t-il bien avant l'échéance ?

Un contrat de gaz professionnel ne s'arrête pas simplement à sa date de fin. Il prévoit en général un préavis et, si rien n'est fait dans ce délai, une reconduction tacite pour une nouvelle période, parfois à des conditions révisées. Pour une entreprise, ce mécanisme impose déjà de s'y prendre plusieurs mois à l'avance. Pour une copropriété, la contrainte est double : la décision n'appartient pas à une seule personne, et elle se prend sur un calendrier collectif, celui de l'assemblée générale, qui n'a aucun rapport avec celui du contrat.

Le point de départ est donc toujours le même : relire le contrat en cours, en extraire la date d'échéance, le préavis et les conditions de reconduction, puis les comparer à la date de la prochaine assemblée.

Quelles dates faut-il poser côte à côte ?

Quatre calendriers se superposent, et ils ne sont pas du même ordre de grandeur.

• L'échéance du contrat, inscrite dans les conditions particulières. C'est la date butoir, pas la date limite d'action.
• Le préavis, qui la précède. Passé ce délai, les possibilités d'action se réduisent jusqu'à la période suivante.
• La convocation de l'assemblée générale. Sauf urgence, elle est notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion, et le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long (article 9 du décret du 17 mars 1967). L'ordre du jour doit préciser chacune des questions soumises au vote : une question absente ne se décide pas en séance.
• La validité des offres. Une offre ferme de gaz à prix fixe ne reste valable que quelques jours, parce que le prix de marché sur lequel elle repose bouge chaque jour.

Le décalage saute aux yeux : le temps de convoquer l'assemblée, l'offre que l'on voulait lui soumettre a expiré. Présenter une offre précise au vote des copropriétaires revient presque toujours à leur présenter un prix qui n'existe plus. C'est ce décalage qui pousse tant de copropriétés vers la reconduction par défaut.

Le calendrier se construit donc à rebours. À partir de l'échéance, on retranche le préavis ; on repère l'assemblée annuelle qui précède cette date, et l'on vérifie qu'il reste le temps d'y inscrire la question, de consulter les fournisseurs et d'analyser les réponses. Si l'assemblée annuelle tombe trop tard, la question se pose d'une assemblée dédiée ou, selon le contrat, d'une prolongation négociée du contrat en place, le temps de décider sans contrainte.

Que peut voter l'assemblée pour ne pas être prisonnière des offres ?

Plutôt qu'une offre datée, l'assemblée générale peut se prononcer sur des conditions d'achat, et confier à quelqu'un le pouvoir de signer si une offre les respecte avant la réunion suivante. C'est le principe d'un mandat d'achat encadré. Les limites votées sont cumulatives : une offre doit les respecter toutes.

• un prix plafond, sur la seule part énergie, en euros par mégawattheure hors taxes ;
• une durée d'engagement maximale ;
• un périmètre précis : les compteurs concernés, le volume couvert ;
• un montant total plafonné, toutes composantes comprises, car acheminement et taxes s'ajoutent au prix de l'énergie ;
• un fournisseur choisi parmi les offres d'une consultation, comparées à périmètre égal ;
• une délégation limitée dans le temps, au plus tard jusqu'à la prochaine assemblée, avec un compte rendu, offres à l'appui.

Ce mandat ne garantit rien sur les prix. Si le marché monte, aucune offre ne passera sous le plafond, et la copropriété devra tout de même être approvisionnée à l'échéance : la résolution doit prévoir ce cas. Si le marché baisse encore après la signature d'un prix fixe, elle n'en profitera pas. Le mandat ne remplace pas une stratégie d'achat ; il donne à la copropriété le moyen d'en exécuter une.

Sur le plan juridique, la loi du 10 juillet 1965 range toute délégation de pouvoir donnée au syndic ou au conseil syndical parmi les décisions prises à la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25 a), et encadre à part la délégation générale au conseil syndical (articles 21-1 et suivants : au moins trois membres, deux ans au plus). La rédaction de la résolution, la variante retenue et la majorité applicable relèvent du syndic et, si besoin, d'un conseil juridique ; Sobria signale les points à vérifier et ne rend pas d'avis juridique. Le modèle de résolution que nous préparons est encore en relecture par un avocat.

Qui fait quoi entre le syndic, le conseil syndical et l'assemblée ?

Le syndic détient le contrat, reçoit les factures, convoque l'assemblée et signe au nom du syndicat des copropriétaires, dans les limites de son mandat. C'est lui qui tient, ou devrait tenir, le calendrier des échéances. Le conseil syndical l'assiste et contrôle sa gestion : c'est souvent lui qui demande une comparaison, la lit en premier et la fait inscrire à l'ordre du jour. L'assemblée générale tranche ce qui dépasse la gestion courante, et c'est elle qui vote un éventuel mandat.

Un cabinet indépendant prépare l'analyse et la rend lisible ; il ne se substitue à aucun des trois et ne signe rien.

Quels pièges reviennent le plus souvent ?

• La reconduction tacite subie. Le préavis passe inaperçu, le contrat repart pour une période entière sans que le marché ait été consulté.
• Le contrat P1-P2-P3. Beaucoup de chaufferies collectives sont sous un contrat d'exploitation qui mêle, sous une seule signature, la fourniture du gaz (P1), la conduite et l'entretien (P2), le gros entretien et le renouvellement du matériel (P3). Renouveler « le contrat de gaz » suppose d'abord de savoir ce qui peut être remis en concurrence séparément, à quelle échéance et avec quel préavis pour chaque poste. Un prix de gaz attractif peut masquer une exploitation chère, et inversement.
• Des offres comparées sur des périmètres différents. Compteurs, volumes de référence, durée, indexation, tolérance de volume, frais de résiliation : si une seule de ces lignes diffère, le classement des offres ne veut rien dire.
• Un mandat sans issue de secours. Un plafond voté sans prévoir ce qui se passe s'il n'est jamais atteint laisse la copropriété sans contrat à l'échéance, ou la renvoie à la reconduction qu'elle voulait éviter.

Comment Sobria s'inscrit dans ce calendrier ?

Sobria est un cabinet indépendant de conseil en achat d'énergie, rémunéré par la copropriété sur devis établi avant la mission, sans aucune commission de fournisseur. Sur un renouvellement de contrat de gaz, le travail commence par les dates : échéance, préavis, conditions de reconduction, contrat d'exploitation éventuel, date de la prochaine assemblée. De là découle une réponse simple : consulter maintenant, surveiller le marché, ou vérifier d'abord un préavis.

Vient ensuite la consultation de plusieurs fournisseurs, le fournisseur en place compris, sur un cahier des charges identique, puis un tableau comparatif à périmètre égal et une note d'une à deux pages pour le conseil syndical et les copropriétaires. Conserver le fournisseur actuel, ou attendre une meilleure fenêtre si l'échéance le permet, sont des conclusions normales de la mission. La décision reste celle de la copropriété.

Pour aller plus loin : le parcours complet d'un contrat d'énergie en copropriété est décrit sur la page énergie des copropriétés et des syndics ; le principe et les limites du mandat encadré sont détaillés sur la page voter en assemblée générale un prix plafond pour son énergie ; le mécanisme de la reconduction fait l'objet de l'article contrats d'énergie avec reconduction automatique. Si l'échéance de votre contrat de gaz approche, ou si vous ne la connaissez pas, trois pièces suffisent pour un premier échange : le contrat en cours, la dernière facture et la date de votre prochaine assemblée. Demander une analyse pour ma copropriété.