Un appel d’offres bien préparé donne davantage envie aux fournisseurs de répondre

Lorsqu’une entreprise prépare son prochain contrat d’électricité ou de gaz, elle pense souvent qu’il suffit d’envoyer ses consommations à plusieurs fournisseurs et d’attendre leurs propositions.

En pratique, un appel d’offres énergie peut être beaucoup plus complexe.

Un fournisseur doit comprendre le périmètre, analyser les consommations, reconstituer le profil de charge, évaluer le risque, vérifier les échéances, intégrer les éventuelles évolutions de volume et construire une offre adaptée.

Plus le dossier est clair, structuré et complet, plus ce travail devient simple.

Et plus un fournisseur peut consacrer son temps à construire une offre compétitive, plutôt qu’à essayer de comprendre le dossier.

Chez Sobria, nous considérons donc que la préparation de l’appel d’offres constitue une étape à part entière de la stratégie d’achat.

Le fournisseur analyse lui aussi son prospect

Lorsqu’une entreprise reçoit une proposition commerciale, elle analyse naturellement le fournisseur.

Mais l’inverse est également vrai.

Le fournisseur regarde notamment

le volume annuel ;

le nombre de sites ;

le profil de consommation ;

la puissance ;

la durée recherchée ;

la qualité des données transmises ;

la stabilité prévisible des volumes ;

les échéances ;

et la complexité générale du dossier.

Il doit ensuite mobiliser ses équipes commerciales, pricing, risque et parfois juridique pour construire sa proposition.

Un dossier simple et bien préparé peut donc être traité rapidement.

Un dossier incomplet ou difficile à comprendre peut demander beaucoup plus de travail.

Imaginez un groupe de 60 sites

Prenons l’exemple d’une entreprise disposant de 60 compteurs.

Elle envoie aux fournisseurs

plusieurs dizaines de factures ;

différents fichiers Excel ;

des contrats arrivant à différentes échéances ;

certaines références PDL manquantes ;

des consommations non consolidées ;

et quelques sites qui doivent prochainement ouvrir ou fermer.

Pour l’entreprise, toutes les informations ont été envoyées.

Mais pour le fournisseur, le travail commence seulement.

Il doit reconstituer le périmètre.

Identifier chaque site.

Vérifier les dates.

Additionner les consommations.

Comprendre quelles données sont encore valides.

Demander des informations complémentaires.

Puis seulement commencer à travailler sur son prix.

Le risque est évident

plus le dossier demande de travail, plus certains fournisseurs peuvent décider de concentrer leurs ressources sur d’autres opportunités commerciales.

À l’inverse, un dossier prêt à être tarifé change la discussion

Imaginons maintenant que le même groupe transmette un dossier comprenant

la liste complète des sites ;

les PDL ou PCE ;

les consommations annuelles ;

les historiques nécessaires ;

les puissances ;

les dates d’échéance ;

le périmètre exact de consultation ;

les éventuels projets futurs ;

les attentes contractuelles ;

le calendrier de réponse.

Le fournisseur peut immédiatement comprendre

ce qu’il doit chiffrer.

Son travail est plus simple.

Les échanges complémentaires sont limités.

Il peut se concentrer sur son offre.

C’est exactement ce que nous recherchons chez Sobria.

Notre objectif : rendre le dossier facile à comprendre

Avant de consulter les fournisseurs, nous travaillons d’abord sur les données du client.

Nous cherchons à répondre clairement à plusieurs questions.

Quel est le périmètre ?

Quels sites sont concernés ?

Quels compteurs ?

Quels contrats ?

Quelles échéances ?

Quelle est la consommation réelle ?

Nous consolidons les consommations et vérifions les données disponibles.

Quel sera le besoin futur ?

Le volume historique n’est pas toujours suffisant.

Il faut également identifier

une croissance prévue ;

une fermeture ;

une nouvelle ligne de production ;

un projet photovoltaïque ;

une électrification ;

un nouveau bâtiment ;

une baisse d’activité.

Le fournisseur doit comprendre non seulement ce que l’entreprise consommait hier, mais aussi ce qu’elle risque de consommer demain.

Éviter les mauvaises hypothèses de consommation

C’est un point particulièrement important.

Deux fournisseurs peuvent parfois construire leurs propositions à partir d’hypothèses différentes.

Le fournisseur A peut considérer une consommation annuelle de 1 000 MWh.

Le fournisseur B peut utiliser 1 080 MWh.

Le fournisseur C peut reprendre un historique différent.

Si l’on compare simplement le montant annuel affiché sur chaque proposition, la comparaison devient imparfaite.

Chez Sobria, nous cherchons donc à travailler sur un périmètre homogène.

Même consommation.

Même période.

Même nombre de sites.

Même hypothèse de volume.

Ainsi, lorsque nous comparons les fournisseurs, nous comparons réellement leurs offres et non leurs hypothèses.

Le profil de consommation compte autant que le volume annuel

Une entreprise consommant 1 GWh par an n’est pas nécessairement comparable à une autre entreprise consommant également 1 GWh.

La première peut consommer essentiellement

du lundi au vendredi ;

en journée ;

en hiver.

La seconde peut fonctionner

24 heures sur 24 ;

sept jours sur sept ;

avec une consommation stable toute l’année.

Pour un fournisseur, ces profils ne représentent pas exactement le même besoin.

C’est pourquoi nous pouvons également intégrer au dossier

les postes horosaisonniers ;

la répartition mensuelle ;

les courbes de charge ;

les puissances ;

les profils horaires.

Plus le fournisseur connaît précisément le besoin, plus il peut construire son offre sur une base pertinente.

Un cahier des charges clair évite les propositions impossibles à comparer

Un autre problème fréquent est que chaque fournisseur présente spontanément l’offre qu’il préfère vendre.

L’un peut proposer

36 mois fixe.

Un autre

24 mois indexé.

Un troisième

fixe avec énergie renouvelable.

Un quatrième

une formule avec clics.

Ces solutions peuvent toutes être intéressantes.

Mais elles deviennent difficiles à comparer si elles ne répondent pas au même cahier des charges.

Nous cherchons donc à définir avant la consultation les scénarios que nous voulons recevoir.

Par exemple

prix fixe 24 mois ;

prix fixe 36 mois ;

solution indexée ;

option renouvelable ;

offre avec mécanisme de clic ;

variantes de durée.

Le fournisseur peut alors proposer plusieurs solutions.

Mais chaque acteur travaille sur les mêmes demandes.

Le prix n’est pas le seul élément que nous demandons

Un bon appel d’offres doit également permettre de comprendre les conditions derrière le prix.

Nous cherchons donc à récupérer suffisamment d’informations concernant

les CGV ;

les conditions particulières ;

les bandes de tolérance ;

les engagements de volume ;

les modalités de révision ;

les pénalités éventuelles ;

les garanties d’origine ;

les frais annexes ;

les modalités de facturation ;

les conditions de sortie ;

la durée de validité de l’offre.

Parce qu’une offre à 72 €/MWh ne peut pas être comparée sérieusement avec une autre offre à 73 €/MWh sans regarder les conditions qui les accompagnent.

Un dossier structuré peut réduire les allers-retours

Chaque demande complémentaire prend du temps.

Pour le fournisseur.

Mais également pour le client.

« Pouvez-vous nous envoyer le PDL du site de Lyon ? »

« Quelle consommation prévoyez-vous pour le nouveau bâtiment ? »

« Quel site doit fermer en 2028 ? »

« Quelle puissance est actuellement souscrite ? »

« Souhaitez-vous une garantie d’origine ? »

Lorsque toutes ces questions apparaissent pendant l’appel d’offres, elles ralentissent le processus.

Chez Sobria, nous préférons essayer de les traiter avant.

L’appel d’offres devient alors plus fluide.

Le calendrier compte également

Une offre énergie peut avoir une durée de validité courte.

Parce que les marchés évoluent.

Il est donc important que le processus de décision soit organisé avant de demander aux fournisseurs de travailler.

Nous cherchons notamment à savoir

qui prendra la décision ;

quelles validations internes sont nécessaires ;

quand les fournisseurs doivent répondre ;

quand la comparaison sera présentée ;

à quel moment une décision peut être prise.

Il serait dommage d’obtenir une excellente proposition un vendredi matin si personne dans l’entreprise n’est disponible pour la valider avant son expiration.

La préparation concerne donc également l’organisation interne du client.

Nous cherchons à concentrer l’effort des fournisseurs

Notre objectif n’est pas forcément de demander une réactualisation permanente à quinze fournisseurs.

Nous pouvons fonctionner en plusieurs étapes.

Premier tour

Nous ouvrons la consultation suffisamment largement pour comprendre le positionnement du marché.

Nous analysons

les prix ;

les offres ;

les conditions ;

les points forts ;

les points faibles.

Puis nous réalisons une présélection.

Deuxième tour

Une fois les fournisseurs les plus pertinents identifiés, nous pouvons concentrer la suite du travail sur quelques acteurs.

Par exemple

3 fournisseurs.

Ces fournisseurs connaissent déjà le dossier.

Ils savent que leur proposition est sérieusement étudiée.

Et lorsqu’une fenêtre de marché devient intéressante, nous pouvons leur demander rapidement une réactualisation.

Pourquoi cette présélection est intéressante

Un fournisseur qui sait qu’il est encore en compétition face à deux autres acteurs dispose d’une information très différente d’un fournisseur ayant envoyé une proposition sans savoir si le dossier sera réellement traité.

Cela permet aussi de concentrer les échanges.

Au lieu de gérer

15 commerciaux,

15 propositions,

15 relances,

15 mises à jour,

nous pouvons progressivement réduire le périmètre.

Le client conserve une concurrence réelle tout en retrouvant un processus beaucoup plus lisible.

Un bon dossier ne garantit pas le prix le plus bas

Il faut rester précis.

Préparer parfaitement un appel d’offres ne garantit évidemment pas qu’un fournisseur proposera systématiquement un meilleur prix.

Le marché reste le marché.

Chaque fournisseur possède

sa stratégie commerciale ;

ses coûts ;

ses limites de risque ;

son appétit pour certains profils ;

ses propres conditions de couverture.

Mais un dossier bien préparé permet au minimum d’éviter qu’une mauvaise organisation devienne elle-même un obstacle.

Notre objectif est donc de créer les meilleures conditions possibles pour obtenir des réponses exploitables et concurrentielles.

La préparation commence par l’analyse de l’existant

C’est pour cette raison que chez Sobria, nous ne commençons pas nécessairement par appeler les fournisseurs.

Nous commençons par le client.

Nous analysons

ses factures ;

son contrat ;

ses consommations ;

ses puissances ;

ses échéances ;

ses sites ;

ses projets futurs.

Nous préparons ensuite une synthèse.

Ce travail permet également de détecter avant l’appel d’offres

d’éventuelles anomalies de facturation ;

des puissances à optimiser ;

des options inutiles ;

des écarts entre le contrat et la facture ;

des évolutions de consommation qui doivent être intégrées.

Un appel d’offres commence bien avant le premier mail aux fournisseurs

C’est probablement le point essentiel.

La qualité d’un appel d’offres ne se mesure pas uniquement au nombre de fournisseurs interrogés.

Elle dépend aussi de la qualité de la préparation.

Un dossier clair permet au fournisseur de comprendre rapidement le besoin.

Un périmètre homogène facilite la comparaison.

Des données fiables limitent les hypothèses.

Un calendrier organisé améliore la réactivité.

Un cahier des charges précis permet d’obtenir des offres réellement comparables.

Et lorsque le moment de décider arrive, le client dispose de beaucoup plus d’informations.

Faire travailler le fournisseur sur le prix, pas sur la compréhension du dossier

C’est finalement ainsi que nous résumons notre approche.

Le temps du fournisseur est limité.

Nous préférons qu’il l’utilise à

analyser le marché,
construire son prix,
travailler ses conditions
et améliorer son offre.

Plutôt qu’à

chercher un PDL,
reconstituer les consommations,
comprendre quels sites sont concernés
ou demander une cinquième fois un fichier manquant.

Chez Sobria, notre rôle consiste aussi à rendre le dossier facile à traiter pour les fournisseurs afin de rendre la décision plus simple pour le client.

Parce qu’un appel d’offres réussi ne commence pas par

« Quel fournisseur allons-nous appeler ? »

Il commence par

« Avons-nous préparé toutes les informations dont ils auront besoin pour nous répondre correctement ? »

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